Intranet – Nachteile und Risiken

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Intranet – Nachteile und Risiken

Welche Nachteile und Risiken bzw. welche Herausforderungen ergeben sich beim Einsatz eines Intranet? Worauf sollte man achten, wenn ein Intranet eingeführt wird? Welche Besonderheiten können im laufenden Betrieb zu einer besonderen Herausforderung werden? Diese und auch ähnliche Fragen versuchen wir nachfolgend näher zu beleuchten.

Grundsätzlich verfolgt eine Firma bzw. eine Institution mit dem Einsatz eines Intranet gewisse Ziele. Damit diese Ziele auch erreicht werden, bedarf es der Planung und der Schaffung von Regeln. Es müssen also einige grundlegende Vorgaben gemacht werden, um die Nachteile und Risiken zu minimieren. Sollte man das nicht tun und die das Intranet „sich selbst“ überlassen, dann können z.B. folgende Situationen auftreten:

  • Die Sache verläuft im Sande, weil nicht genügend oder veraltete Informtionen im Intranet zu finden sind.
  • Das Intranet behindert im schlimmsten Fall die tägliche Arbeit, weil man die gewünschten Informationen nur sehr mühsam findet. Man benötigt sehr viel Zeit für die Suche nach Informationen.
  • Das Social Intranet führt zur Verschwendung von wertvoller Arbeitszeit, das sich die Mitarbeiter im Unternehmen nur noch ihren Interessen im Intranet widmen und Pinnwände mit Kommentaren oder Fotos füllen.

Diese Dinge können die grundlegend gute Idee, die hinter der Einführung eines Intranet seht, zu nichte machen.

Die wichtigste Aufgabe zur Vermeidung der Nachteile und Risiken eines Intranet-Projektes hat dabei (wie eigentlich immer bei wichtigen betrieblichen Belangen) die Geschäftsführung. Sie muss einerseits die Mitarbeiter dazu motivieren, das neue Medium Intranet anzunehmen und ihnen die Vorteile aufzeigen. Den Mitarbeitern muss die Wichtigkeit für den zukünftigen Geschäftserfolg glaubhaft vermittelt werden. Weiterhin sollen die Mitarbeiter verstehen können, das sie selbst die wichtigste treibende Kraft hinter einem effektiven Intranet sind. Die Mitarbeiter haben den größten Einflus, um die Nachteile und Risiken des Intranet zu eliminieren.

Andereriseits müssen klare Vorgaben gemacht werden,  welche Informationen, Checklisten, Termine, Dokumente  usw. an welcher Stelle und wie abgelegt werden. Weiterhin muss geregelt werden, wer zentrale Informationen ablegen bzw. aktualisieren darf und an wen sich Mitarbeiter wenden können, wenn sie fehlerhafte oder veraltete Informationen finden. Zu den Regelungen zählt z.B. auch die Vorgabe der Struktur der Dokumentenablage für die Unternehmensbibliothek.

Damit das firmeninterne Intranet zu einem Erfolg wird, kann jeder einzelne Mitarbeiter durch seine Motivation und auch seine Disziplin beitragen.

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