Intranet

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Was bedeutet der Begriff Intranet?

Als Intranet wird ein unternehmensinternes bzw. organisationsinternes Computernetzwerk bezeichnet. Dieses Netzwerk basiert auf Internet-Technologien (z.B. TCP/IP ).  Früher stand das Intranet für einen über technische Maßnahmen (z.B. Firewalls) vom Internet abeschotteten Bereich, der ausschließlich für Mitarbeiter der eigenen Firma bzw. Organisation vorbehalten war. Neben diesem klassischen (auch heute noch oft anzutreffenden) Ansatz für ein Intranet, ist heute vermehrt die Nutzung eine Saas (software as a service) Angebotes aus der Cloud (wie z.B. auch EASY-PM) anzutreffen. Die wesentliche Vorteile einer Intranet Lösung aus der Cloud sind dabei, dass die gesamte Infrastruktur und der Betrieb durch einen spezialisierten Dienstleister erbracht wird. Die Firma bzw. Organisation kann sich auf das eigene Kerngeschäft konzentrieren und muss sich nicht mit dem Betrieb des Intranet beschäftigen.

Wozu dient das Intranet und welche Vorteile hat das Intranet?

Typische Beweggründe für die Einführung eines Intranet in einem Unternehmen sind:

  • Das Teilen von zentralen Informationen,
    • Unternehmensnews
    • Mitarbeiterverzeichnis / internes Telefonbuch
    • Termine, die für alle Mitarbeiter interessant sind
  • Optimierung von internen Abläufen, wie z.B.
    • Abwesenheits- und Urlaubsplanung
    • Verwaltung von Anlagegütern und weiteren Assets (Inventarisierung)
    • Verwaltung von Handylisten / Endgerätelisten
    • Verwaltung der den Mitarbeitern überlassenen Gegenständen
    • Verwaltung von Schlüssellisten usw.
  • Wissensmanagement, wie z.B.
    • eine Linksammlung von wichtigen Webseiten
    • zentralen Checklisten und Ablaufpläne als Vorlagen
    • Sammlung von vorhandenen Zertifikaten und Testaten, die z.B. für bestimmte Ausschreibungen verpflichtend sind
    • wie DIN-Normen,
    • Vorlagen für Ausschreibungen
    • Vorlagen für Präsentationen
    • Abgeschlossene Projekte als Referenzen
    • zentrale Kundenlisten
    • zentrale Lieferantenlisten usw.
  • Die Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb der Firma / Organisation, insbesondere bei räumlich verteilten Teams
  • Die Einbindung von externen Partnern (Erweiterung des Intranet und Nutzung als Extranet) für Ausschreibungen und Projekte. Idealerweise gibt es die Möglichkeit je Projekt einen abgeschlossenen Datenraum mit der Zuordnung von Personen zu erstellen. So bekommt jeder nur das zu sehen, wofür er auch verantwortlich ist.

Was ist bei der Einführung eines Intranets zu beachten?

Bevor ein Intranet eingeführt werden kann, sollten die organisatorischen und die technischen Rahmenbedingungen dafür geschaffen werden.

Die wichtigste Aufgabe hat dabei (wie eigentlich immer bei wichtigen betrieblichen Belangen) die Geschäftsführung. Die Geschäftsführung muss einerseits die Mitarbeiter dazu motivieren, das neue Medium Intranet anzunehmen und den Mitarbeitern die Vorteile des Intranet aufzeigen. Weiterhin sollen die Mitarbeiter verstehen können, das sie selbst die wichtigste treibende Kraft hinter einem effektiven Intranet sind.

Andereriseits müssen klare Vorgaben gemacht werden, an welcher Stelle die Informationen, Checklisten, Termine, Dokumente usw. im Intranet abgelegt werden. Weiterhin muss z.B. geregelt werden, wer zentrale Informationen im Intranet ablegen bzw. aktualisieren darf.

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