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Online Zusammenarbeit aus der Cloud für den Mittelstand

Online Zusammenarbeit aus der Cloud für den Mittelstand –

Zusammenarbeit

Gemeinsam mehr erreichen

 

EASY-PM ist das zentrale Werkzeug für die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern aus der eigenen Firma, von Partnern, Lieferanten und Kunden. Deshalb stellt EASY-PM flexible und vor allem einfach nutzbare Apps bereit. Von enormer Bedeutung für eine effektive Zusammenarbeit ist dabei der gemeinsame Zugriff auf Dokumente, Informationen, Status von Aufgaben, Kommentare, FAQ’s und vieles mehr.

 

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Vorteile der online Zusammenarbeit mit EASY-PM

Hohe Sicherheit im Umgang mit Dokumenten

Bei der Zusammenarbeit in Teams werden meist sehr viele Dokumente erstellt. Steigern Sie mit EASY-PM die Sicherheit Ihrer Daten erheblich, denn eine versehentlich weitergeleitete Mail oder ein falscher Empfänger sind durch das Versenden von Links anstatt von Dokumenten kein großes Problem mehr, da der Empfänger nicht die Dokumente, sondern nur die Links erhält und die Dokumente sich im geschützen Bereich von EASY-PM befinden. Neben der Sicherheit ist das gesamte Handling der Dokumente deutlich einfacher, denn Sie können sich informieren lassen, wenn Änderungen erfolgen, Kommentare an Dokumenten hinterlassen, Dokumente mit der Suchfunktion finden oder auch die zuletzt bearbeiteten Dokumente im Dashboard von EASY-PM sehen.

Hohe Zeitersparnis

Sie haben ab jetzt weniger Rückfragen und zeitraubende Meetings, da der Status der Aufgaben und Dokumente immer zentral abgelegt ist und Sie auf Wunsch eine Information bei Änderungen erhalten. Sparen Sie so bis zu 3 Stunden pro Woche für Zeit, die Sie sonst für Telefonate oder die Suche im Postfach oder auf der Festplatte verschwenden würden, so haben sie 7,5 % mehr Zeit für Ihre Kunden

Nutzen Sie die Vorteile der starken Integration von EASY-PM in Microsoft Office, dadurch entfällt das Herunterladen und nach der Bearbeitung das anschließende Hochladen des Dokumentes. Die Arbeit wird viel ergonomischer und geht schneller von der Hand. Sparen sie bis zu weiteren 2 Stunden für das Handling von zu bearbeitenden Dokumenten, das sind weitere 5% mehr Zeit für Ihre Kunden!

Hohe Transparenz

Erhöhen Sie die Transparenz bei der Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern! Nutzen Sie EASY-PM für eine optimale Zusammenarbeit mit klarer Aufgabenzuordnung und Statusverfolgung. EASY-PM ist die zentrale Datenbasis für fundierte Entscheidungen und steht Ihren Mitarbeitern im Unternehmen und auch Ihren externen Partnern immer zur Verfügung, wenn Sie es benötigen.

Vergessen Sie ab jetzt das ungute Gefühl, dass Sie wesentliche Status-Updates nicht erhalten oder nur mühsam von den Beteiligten einsammeln müssen. Konfigurieren Sie sich Ihre eigenen Übersichten (Dashboards) innerhalb des Projektes / Workspaces und behalten Sie den Überblick auch in stürmischen Zeiten!

Postfach entmüllen

Versenden Sie viele Statusupdates für laufende Aufgaben oder auch Dokumente via Mail oder erhalten Sie viele Mails mit Statusinformationen oder auch mit großen Anhängen von Ihren Geschäftspartneren? Haben Sie sich nicht auch schon über die extremen Postfachgrößen und die Unübersichtlichkeit geärgert und trotzt dieser vielen Mails mit Statusupdaten und Dokumenten dann doch nicht den aktuelle Aufgabenstatus bzw. das richtige Dokument in der aktuellen Version zu finden? Dann ist EASY-PM genau richtig für Sie!

Versenden Sie Links statt großen Dokumenten! Damit verringert sich Ihr eigenes Postfach und das Postfach Ihres Geschäftspartners erheblich und die Mails werden sehr viel schneller versendet und empfangen. Ganz nebenbei schützen Sie so die Geheimnisse Ihre Unternehmens!

Funktionen der Zusammenarbeit mit EASY-PM

Mit EASY-PM erhalten Sie eine Zusammenstellung von wichtigen Werkzeugen für die Zusammenarbeit in Teams, das Managen Ihrer Dokumente und das Projektmanagement. Sie können je Vorhaben einen individuell konfigurierbaren Datenraum / Workspace erstellen oder vorhandene Datenräume kopieren oder auch eigene Datenräume erstellen und verwenden. Jeder Datenraum kann dabei mit den notwendigen Apps ausgestattet werden. Der Fokus liegt deshalb bei EASY-PM nicht nur auf Aufgabenlisten, KANBAN Boards, Gantt-Charts, und einem leistungsfähigen Dokumentenmanagement sondern auch auf Werkzeugen und Hilfsmitteln, die das professionelle Zusammenarbeiten deutlich einfacher machen. Dazu zählen z.B. individuelle Dashboards, die offene Punke Liste, ein Kalender, ein FAQ und auch eine Kontaktverwaltung.

Sie können EASY-PM dabei für die kurzfristige und zeitlich begrenzte Zusammenarbeit in einem Projekt oder als Austauschplattform für eine langfristige Zusammenarbeit verwenden.

Arbeiten Sie erfolgreich mit Kollegen und externen Partnern zusammen und behalten Sie Ihre Aufgaben und Dokumenten fest im Griff. Profitieren Sie von den Möglichkeiten, die EASY-PM Ihnen bietet. Dazu zählen:

Vorteile Zusammenarbeit:

  • Zusammenarbeit mittels Aufgabenlisten, KANBAN, GANTT

  • leistungsfähiges Dokumentenmanagement

  • Datenräume mit individueller APP-Auswahl

  • Benachrichtigungen, Kommentare, Suchfunktion uvm.

  • Einfaches Berechtigungskonzept

  • Standardisierung mittels Datenraumvorlagen

  • Kopieren von Datenräumen

  • Individuelle Dashboards

Vorteile Dokumentenmanagement:

  • Integration in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, Outlook)

  • Benachrichtigungen bei Änderungen

  • Hochlanden mehrerer Dokumente (Multi-Upload)

  • Standardisierung mittels Dokumentenvorlagen

  • Strukturierung in Ordnern in beliebiger Tiefe

  • Versionierung (bei Bedarf auch pro Dokument abschaltbar)

  • Benachrichtigungen, Kommentare, Suchfunktion uvm.

Datenräume

Separate und eigenständige

für Teams, Abteilungen, Projekte und

Zusammenarbeit mit externen Partnern

Dashboard für das Intranet von EASY-PM

Dashboard

Mitarbeiterzentriertes

individuell & flexibel

EASY-PM-Projektplan

GANTT Chart

Effektives arbeiten mit dem

Strukturierte Planung für Projekte

EASY-PM-KANBAN-Board

KANBAN Board

Einfaches und effektives

Übersichtliche Planung von Aufgaben

EASY-PM-Einfache-Aufgabenliste

Aufgabenlisten

Einfache und effektive

Schnelle Planung und Statusverfolgung

unternehmenswissen und unternehmens-bibliothek für das intranet mittelstand easy-pm

Dokumentenmanagement

Einfaches

Flexible Ordnerstruktur

Multi-Upload

Benachrichtigungen

Versionierung

Suche in EASY-PM - Online Dokumenten Management in der Cloud - Zusammenarbeit verbessern, online Projekte und Dokumente in der Cloud managen, Intranet für den Mittelstand

Suchfunktion

Effektive

Finden Sie, was Sie suchen

Office APP von EASY-PM - Online Dokumenten Management in der Cloud - Zusammenarbeit verbessern, online Projekte und Dokumente in der Cloud managen, Intranet für den Mittelstand

Office Apps

Einfach produktiver arbeiten mit den

Word & Excel & Visio & PowerPoint

 

Hohe Transparenz

Hohe Zeitersparnis

Postfach entmüllen

Sicherer Umgang mit Dokumenten

 

Your company.  Your team.  Your EASY-PM.  Your succsess.

 

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Wie kann ich meine Zusammenarbeit mit EASY-PM verbessern?

EASY-PM ist ein Werkzeug für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement für den Mittelstand. EASY-PM ist nach dem „Best-Practice-Prinzip“ entstanden, und enthält die gängigen Apps, die die Zusammenarbeit im Team und mit externen Partnern positiv beeinflussen.

Datenräume

Datenräume kann man in EASY-PM ganz einfach erstellen und Mitarbeiter zuordnen. Jeder Mitarbeiter sieht nur die Datenräume, zu denen er auch Zugriff hat. So bleibt die Sicherheit und auch die Übersichtlichkeit  in EASY-PM gewahrt. Ein Datenraum kann übrigens mit einer individuellen Auswahl von Apps versorgt werden, d.h. je nach Anforderung kann er nur sehr wenige Apps oder auch alle verfügbaren Apps verwenden. Sie entscheiden, was für Ihre Zusammenarbeit am Besten ist.

Funktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand
Funktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand

Das Team

Der Erfolg bei der Zusammenarbeit hängt insbesondere vom Team ab. Wer aktuell im Datenraum an den Themen oder Dokumenten arbeitet, sehen Sie in der App „Team“.

GANTT Chart

Planen Sie Ihr Zusammenarbeit in Form von Projekten mit dem EASY-PM GANTT Chart, wenn Sie Phasen, Meilensteine und Aufgaben verwenden wollen. Die Vorteile der visuellen Projektplanung werden Sie gerade bei komplexeren Projekten überzeugen. Weiterhin können Sie Aufgaben beliebig tief schachteln, um auch größen Arbeitspakete nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren.

Grundfunktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand
Funktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand

KANBAN Board

Die agile Planung mit KANBAN hilft Ihnen den „Fluss der Arbeit“ deutlich zu visualisieren. Im Kern geht es um die Vermeidung bzw. Steuerung von Engpässen im Projekt. Es wird klar, an welchen Aufgaben gerade gearbeitet wird und wo eventuell eine Überlast bei einem Mitarbeiter droht. Sie können die Anzahl und die Bezeichnungen der „Schwimmbahnen“ im KANBAN Board übrigens selbst bestimmen.

Einfache Aufgabenlisten

Manchmal geht es nur um das Managen von einigen Aufgaben. Da wären ein umfangreicher Projektplan oder ein KANBAN Board schon zu mächtige Werkzeuge. Für das Managen von einfachen Aufgabenliste steht eine App in EASY-PM für Sie bereit.

Grundfunktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand
Funktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand

Dashboards

Das Wichtigste im Projekt ist, zu jedem Zeitpunkt den Überblick zu behalten. Gerade im recht hektischen Alltagsgeschäft, kann es leicht passieren, dass ein Projekt „so nebenbei“ mit gemanagt werden muss. Dann ist es gut, wenn Sie alle wichtigen Informationen auf einen Blick haben. Sie können in EASY-PM mehrere Dashboards anlegen, um Ihren Fokus klar zu setzen. Ein Dashboard für „Aufgaben“, um offene oder kürzlich geänderte bzw. erledigte Aufgaben zu sehen. Oder ein Dashboard für „Projektdokumente“. Oder für eine „Timeline“ oder ein „Whiteboard“. Sie entscheiden, was Sie benötigen!

Dokumentenmanagement

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit in Teams ist das Managen der erhaltenen oder erstellten Dokumente ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Denn alles was zum Thema gehört, sollte auch gemeinsam im jeweiligen Datenraum abgelegt sein. Sei es die Ablage von Verträgen, Konzepten, Anwenderdokumentationen oder auch wichtigen E-Mails. Insbesondere in der Erstellungsphase von Dokumenten hat sich die Versionierung und Statusverwaltung von Dokumenten in EASY-PM bewährt. Sie können z.B. auch Aufgaben mit den Dokumenten verlinken. Dabei müssen Sie das Dokumente nicht unbedingt in EASY-PM hochladen. Wenn Sie eine eigene Ablage verwenden, genügt manchmal auch ein Link in EASY-PM auf diese Ablage. Wenn Sie mehr Detail erfahren möchten, lesen Sie hier weiter.

Grundfunktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand
Funktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand

Liste offener Punkte (LOP)

Es ist nicht immer möglich, alle Themen sofort abschließend zu klären. Dann kommt häufig die „Liste der offenen Punkte (LOP)“ ins Spiel. Damit keine Excel-Liste verwendet werden muss, die eh nie aktuell ist, gibt es in EASY-PM eine App dafür. Einfach, intuitiv und online für alle Beteiligten verfügbar.

Teamkalender

Wichtige Termine können Sie allen Beteiligten im der App „Kalender“ zugänglich machen. Planen Sie Ihre Statusmeetings, wichtige Meilensteine, Präsenztermine oder Telefonkonferenzen einfach in EASY-PM. Die App kann eine interessante Ergänzung zu den einfachen Aufgabenlisten oder auch dem KANBAN Board sein.

Grundfunktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand
Funktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Manche Fragen tauchen im Laufe eines Projekte immer wieder auf. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es besser ist, einmal eine Antwort schriftlich zu formulieren, als jedes Mal aufs Neue mündlich zu erklären. Nutzen Sie die App „FAQ“. Das spart sehr viel Zeit und schont die Nerven.

Kontakte

Bei der Zusammenarbeit in Teams hat man sehr häufig mit interen und auch unternehmensexternen Kontakten zu tun. Damit Sie alle Kontakte auch in EASY-PM verwalten können, gibt es die App „Kontakte“. Einfach die App aktivieren und los legen!

Grundfunktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand
Benachrichtigungseinstellungen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand

Benachrichtigungen

Wenn Sie aktiv an der Erstellung eines Dokumentes beteiligt sind oder auch an der Bearbeitung von Aufgaben, können Sie eine Benachrichtigung auf neu erstellte oder geänderte Versionen des Dokumentes oder der Aufgabe abonnieren. So verpassen Sie nie wieder eine Aktualisierung des Dokumentes oder auch einer Aufgabe.

Kommentare

Zu fast jedem Objekt in EASY-PM, insbesondere zu jedem Dokument und auch zu jeder Aufgabe, können Kommentare erfasst werden. So können wichtige Anmerkungen oder auch Ideen direkt dort abgelgt werden, wo sie hingehören. Keine wichtige Information oder Idee geht so verloren.

Kommentare im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand

Features

Alle Komponenten, die Sie brauchen,

in einem Tool vereint, das Sie lieben!

Flexible Workspaces

Stellen Sie sich die Werkzeuge zusammen, die Sie brauchen. Jedem Workspace und jedem Projekt können individuell Apps hinzugefügt werden.

Terminplanung

Organisieren und teilen Sie Aufgaben und Termine. Überwachen Sie die Einhaltung von Terminen und Meilensteinen.

Vorlagen

Eigene Projektvorlagen und Workspaces erstellen, vorhandene Projekte und eigene Workspaces kopieren, nutzen Sie Dokumentenvorlagen.

Dashboards

Stellen Sie sich Ihre ganz persönlichen Dashboard zusammen. Ob übergreifend oder nur für einen Workspace - Sie behalten den Überblick.

Kommentare

Kommentieren und Anmerkungen machen, Ideen und Wissen teilen.

Benachrichtigungen

Werden sie benachrichtigt, wenn sich etwas wichtiges in EASY-PM tut. Sie entscheiden wie und wann.

Kalender

Organisieren Sie Termine, Besprechungen und Meetings und das Terminchaos lichtet sich schnell.

Gantt Chart

Behalten Sie die Aufgaben, Phasen und Meilensteine mit dem Gantt-Chart jederzeit im Blick.

Suchfunktion

Profitieren Sie von der übergreifenden Suchfunktion, um Informationen und Dokumente schnell zu finden.

Dokumente

Dokumente organisieren und versionieren, Verlinken mit Aufgaben, Vorlagen verwenden, Kommentare verfassen.

MS Office Integration

Sparen Sie wertvolle Zeit bei der Arbeit mit Dokumenten durch die direkte Microsoft Office Integration.

Anpassbar

Passen Sie EASY-PM ganz nach Ihren Wünschen an. Geben Sie Ihren Teams die Apps, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein.