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Online Dokumentenmanagement aus der Cloud für den Mittelstand

online – sicher – preiswert

Dokumentenmanagement

Dokumente einfach online managen

 

Das online Dokumentenmanagement ist ein zentraler Bestandteil in der Zusammenarbeit und im Projektmanagementgeschäft.

Verwenden Sie den eigenen Speicher von EASY-PM oder verlinken Sie ihre Dokumente von den populärsten Plattformen, wie Dropbox, OneDrive, Google Docs uvm.

Nutzen Sie EASY-PM als Integrationsplattform für Ihre Dokumente in der Cloud und verbessern Sie den sicheren Umgang mit Dokumenten im Unternehmen nachhaltig.

Diese Funktion ist auch hervorragend geeignet, wenn Sie die Dokumente auf Servern in Ihrem Firmennetzwerk gespeichert haben und Sie somit nur noch die Links in EASY-PM verwalten und trotzdem alle Vorteile von EASY-PM nutzen können. Die Dokumente bleiben dann in Ihrem Netzwerk. Sicherer geht es nicht mehr.

 

Jetzt kostenlos testen!

Vorteile des EASY-PM Dokumentenmanagements

Kein Datenverlust

Vermeiden Sie Kosten und Risiken, z. B. durch die Speicherung der Daten auf der lokalen Platte oder dem USB Stick eines Mitarbeiters, denn diese Festplatten und USB Sticks können kaputt gehen oder gestohlen werden. Die Daten in EASY-PM stehen Ihrem Unternehmen immer zur Verfügung und werden durch uns gesichert.

Vergessen Sie ab jetzt das ungute Gefühl, dass versehentlich Daten auf Ihren lokalen Datenträgern überschrieben werden, denn EASY-PM versioniert Ihre Daten und bei Bedarf können Sie sogar auf vorherige Versionen des Dokuments zugreifen.

Hohe Zeitersparnis

Sie haben ab jetzt weniger Rückfragen und zeitraubende Meetings, da Dokumente immer zentral abgelegt sind und Sie auf Wunsch eine Information bei Änderungen erhalten. Sparen Sie so bis zu 3 Stunden pro Woche für Zeit, die Sie sonst für die Suche im Postfach oder auf der Festplatte verschwenden würden, so haben sie 7,5 % mehr Zeit für Ihre Kunden

Nutzen Sie die Vorteile der starken Integration von EASY-PM in Microsoft Office, dadurch entfällt das Herunterladen und nach der Bearbeitung das anschließende Hochladen des Dokumentes. Die Arbeit wird viel ergonomischer und geht schneller von der Hand. Sparen sie bis zu weiteren 2 Stunden für das Handling von zu bearbeitenden Dokumenten, das sind weitere 5% mehr Zeit für Ihre Kunden!

Postfachgröße erheblich reduzieren

Versenden Sie viele Dokumente via Mail oder erhalten Sie viele Mails mit großen Anhängen von Ihren Geschäftspartneren? Haben Sie sich nicht auch schon über die extremen Postfachgrößen geärgert und trotzt dieser vielen Mails mit Dokumenten dann doch nicht das richtige Dokument in der aktuellen Version zu finden? Dann ist EASY-PM genau richtig für Sie!

Versenden Sie Links statt großen Dokumenten! Damit verringert sich Ihr eigenes Postfach und das Postfach Ihres Geschäftspartners erheblich und die Mails werden sehr viel schneller versendet und empfangen. Ganz nebenbei schützen Sie so die Geheimnisse Ihre Unternehmens!

Hohe Sicherheit im Umgang mit Dokumenten

Steigern Sie die Sicherheit Ihrer Daten erheblich, denn eine versehentlich weitergeleitete Mail oder ein falscher Empfänger sind durch das Versenden von Links anstatt von Dokumenten kein großes Problem mehr, da der Empfänger nicht die Dokumente, sondern nur die Links erhält und die Dokumente sich im geschützen Bereich von EASY-PM befinden. Neben der Sicherheit ist das gesamte Handling der Dokumente deutlich einfacher, denn Sie können sich informieren lassen, wenn Änderungen erfolgen, Kommentare an Dokumenten hinterlassen, Dokumente mit der Suchfunktion finden oder auch die zuletzt bearbeitenen Dokumente im Dashboard von EASY-PM sehen.

Funktionen des Dokumentenmanagements

Managen Sie Ihre Dokumente mit EASY-PM in der Cloud und profitieren Sie von den Möglichkeiten, die EASY-PM Ihnen bietet. Dazu zählen:

  • Integration in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio, Outlook)

  • Integration in alle EASY-PM Module (interne Verknüpfungen)

  • Integration von externen Dokumentenprovidern (z.B. Google Docs, Dropbox, OneDrive, Box)

  • Integration von Social Networks (Twitter, Facebook, Google+)

  • Integration von Firmen-Intranets

  • Versionierung (bei Bedarf auch pro Dokument abschaltbar)

  • Benachrichtigungen bei Änderungen

  • Hochlanden mehrerer Dokumente (Multi-Upload)

  • Standardisierung mittels Dokumenten-Vorlagen

  • Strukturierung in Ordnern in beliebiger Tiefe

  • Anlegen, Ändern, Ausschneiden, Kopieren und Löschen

  • Sperrmechanismus für Dokumente (exklusives Bearbeiten)

  • Dokumente finalisieren (eine Dokumentenversion gegen weitere Änderungen sperren)

unternehmenswissen und unternehmens-bibliothek für das intranet mittelstand easy-pm

Dokumentenmanagement

Einfaches

Flexible Ordnerstruktur

Multi-Upload

Benachrichtigungen

Versionierung

Suche in EASY-PM - Online Dokumenten Management in der Cloud - Zusammenarbeit verbessern, online Projekte und Dokumente in der Cloud managen, Intranet für den Mittelstand

Suchfunktion

Effektive

Finden Sie, was Sie suchen

Office APP von EASY-PM - Online Dokumenten Management in der Cloud - Zusammenarbeit verbessern, online Projekte und Dokumente in der Cloud managen, Intranet für den Mittelstand

Office Apps

Einfach produktiver arbeiten mit den

Word & Excel & Visio & PowerPoint

Outlook APP von EASY-PM - Online Dokumenten Management in der Cloud - Zusammenarbeit verbessern, online Projekte und Dokumente in der Cloud managen, Intranet für den Mittelstand

Outlook App

Effektives arbeiten mit der

Dokumente & Kontakte

Ablage & Archivierung

Datenräume

Separate und eigenständige

für Teams, Abteilungen, Projekte und

Zusammenarbeit mit externen Partnern

Dashboard für das Intranet von EASY-PM

Dashboard

Mitarbeiterzentriertes

individuell & flexibel

 

Kein Datenverlust

Hohe Zeitersparnis

Kleine Postfächer

Sicherer Umgang mit Dokumenten

 

Your company.  Your team.  Your EASY-PM.  Your succsess.

 

Jetzt kostenlos testen!

Was kann ich mit dem Dokumentenmanagement von EASY-PM eigentlich machen?

Ihre Dokumente werden je Workspace / Projekt in einer frei definierbaren Ordnerstruktur übersichtlich abgelegt. Das Bedienkonzept des Dokumentenmanagements ähnelt sehr dem des Microsoft Windows Explorer, wodurch keine Einarbeitung notwendig ist. Sie können sofort produktiv loslegen.

Ordner lassen sich beliebig erstellen, hierarchisch anordnen und verwalten. Die Dokumente, die Sie im Ordner ablegen, werden automatisch von EASY-PM versioniert. Dadurch geht Ihnen keine Information mehr verloren und Sie können problemlos einen älteren Stand wieder zurückholen.

Übrigens sind gewohnte Funktionen, wie „Kopieren“, „Ausschneiden“ und „Einfügen“ von Ordnern und Dokumenten natürlich auch mit EASY-PM möglich.

Grundfunktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand
Funktionen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand

Wenn Sie ein Dokument exklusiv bearbeiten wollen, können Sie es herunterladen und sperren. Durch die Sperre kann solange kein anderer Mitarbeiter eine neue Version erstellen, bis Sie das Dokument wieder eingecheckt (freigegeben) haben. Diese nützliche Funktion verhindert, dass zwei Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten und dieses im Anschluss wieder aufwendig vereinigt werden muss.

In EASY-PM haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Dokumente mit Aufgaben, Phasen, Meilensteinen, Kontakten, Terminen, Anforderungen und Tests zu verknüpfen. Dadurch können Sie z. B. Aufgaben weiter detaillieren oder Anforderungen genauer beschreiben. Die verknüpften Dokumente werden in der projektspezifischen Ordnerstruktur abgelegt, d.h. die Dokumente sind auch über das Dokumentenmanagement zugänglich und können von dort bearbeitet werden. Über das Kontextmenü können Sie sich alle Verweise auf das Dokument anzeigen lassen.

Dokument-Liste im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand
Benachrichtigungseinstellungen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand

Wenn Sie aktiv an der Erstellung eines Dokumentes beteiligt sind, können Sie eine Benachrichtigung auf neu erstellte Versionen abonnieren. So verpassen Sie nie wieder eine Aktualisierung des Dokumentes.
Ist ein Dokument in seiner endgültigen Version vorhanden, so kann es „eingefroren“ werden. Bei einem eingefrorenen Dokument können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.

Zu jeder neuen Version eines Dokumentes kann ein Kommentar hinterlegt werden, welcher die Änderungen der neuen Version beschreibt (Releasenotes). Sie können die Kommentare aber auch zur Diskussion über das Dokument nutzen und so z. B. Ideen oder letzte Änderungen festhalten.

Kommentare im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand
Vorlagen im online Dokumentenmanagement von EASY-PM in der Cloud für den Mittelstand

Für ständig wiederkehrende Dokumente (Meetingprotokoll, fachliche Spezifikation, etc.) können Vorlagen angelegt werden, welche bei der Erstellung von Dokumenten verwendet werden können.

Features

Alle Komponenten, die Sie brauchen,

in einem Tool vereint, das Sie lieben!

Flexible Workspaces

Stellen Sie sich die Werkzeuge zusammen, die Sie brauchen. Jedem Workspace und jedem Projekt können individuell Apps hinzugefügt werden.

Terminplanung

Organisieren und teilen Sie Aufgaben und Termine. Überwachen Sie die Einhaltung von Terminen und Meilensteinen.

Vorlagen

Eigene Projektvorlagen und Workspaces erstellen, vorhandene Projekte und eigene Workspaces kopieren, nutzen Sie Dokumentenvorlagen.

Dashboards

Stellen Sie sich Ihre ganz persönlichen Dashboard zusammen. Ob übergreifend oder nur für einen Workspace - Sie behalten den Überblick.

Kommentare

Kommentieren und Anmerkungen machen, Ideen und Wissen teilen.

Benachrichtigungen

Werden sie benachrichtigt, wenn sich etwas wichtiges in EASY-PM tut. Sie entscheiden wie und wann.

Kalender

Organisieren Sie Termine, Besprechungen und Meetings und das Terminchaos lichtet sich schnell.

Gantt Chart

Behalten Sie die Aufgaben, Phasen und Meilensteine mit dem Gantt-Chart jederzeit im Blick.

Suchfunktion

Profitieren Sie von der übergreifenden Suchfunktion, um Informationen und Dokumente schnell zu finden.

Dokumente

Dokumente organisieren und versionieren, Verlinken mit Aufgaben, Vorlagen verwenden, Kommentare verfassen.

MS Office Integration

Sparen Sie wertvolle Zeit bei der Arbeit mit Dokumenten durch die direkte Microsoft Office Integration.

Anpassbar

Passen Sie EASY-PM ganz nach Ihren Wünschen an. Geben Sie Ihren Teams die Apps, die sie brauchen, um erfolgreich zu sein.