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Intranet für Architekten und Ingenieure– Ein Leitfaden

Du sucht nach einer Software für Dein eigenes Intranet für Architekten und Ingenieure?

Wir helfen Dir bei der Entscheidung. Willkommen bei EASY-PM!

Du hast sicher schon viel im Internet zum Thema Intranet für Architekten und Ingenieure recherchiert. Du bist vielleicht aufgrund der vielen und zum Teil sehr unterschiedlichen Sichtweisen nicht so ganz sicher, ob ein Intranet das Richtige für Dein Architekten Team bze. Dein Ingenieur Team ist.

Vielleicht hast Du Dich auch schon dafür entschieden. Du bist Dir sicher, das ein Intranet Deinem Team von Architekten und Ingenieuren hilft produktiver zu sein. Dir fehlt aber bisher noch der konkrete Fahrplan.

Wir wollen Dir helfen und beleuchten das Thema Intranet für Architekten und Ingenieure aus verschiedenen Richtungen. Wir geben Dir einen Leitfaden und eine Checkliste an die Hand. Nimm Dir jetzt die Zeit, Dir Deine eigene Meinung zu bilden.

Alle Social Intranet Tools in EASY-PM an einem Ort. Flexibel anpassbar.
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Die wichtigste Regel solltest Du Dir gleich zu Beginn merken:

Du hast Zeit! Es gibt keine Grund die Entscheidung für oder gegen ein Intranet für Dein Architektur-Büro oder Ingenieur-Büro“über das Knie“ zu brechen.

Das Intranet ist Dein digitales zuhause für Dein Unternehmen, Deine Teams, Deine Mitarbeiter, Deine Geschäftspartner. Und ähnlich wie bei der Einrichtung Deines Hauses oder Deiner Wohnung nimmst Du Dir die Zeit, die Dinge richtig zu machen.

1. Schaffe die Basis für die Entscheidung

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Die wichtigste Voraussetzung für eine Entscheidung zum Thema „Intranetsoftware für Architekten und Ingenieure“ ist, dass Du Dir im klaren bist, welches Ziel Du erreichen möchtest. Das ist wie bei jeder anderen wichtigen Entscheidung.  Du musst den Focus setzen. Stelle Dir z.B. die folgenden Fragen und versuche sie so präzise wir möglich zu beantworten:

  • Was will ich erreichen?
  • Wer soll mit der Intranetsoftware in meinem Architektur-Büro arbeiten?
  • Was sollen meine Teams, meine Mitarbeiter, meine Partner konkret machen?
  • Welche Probleme genau will ich damit lösen?

Versuche dabei möglichst in den Kategorien:

  • „Muss-Kriterium“, d.h. diese Anforderung muss die Intranet-Softwarelösung  unbedingt erfüllen,
  • „Kann-Kriterium“, d.h. es wäre sehr positiv, wenn diese Anforderung zusätzlich erfüllt wird, da sie für Dein Architekten und Ingenieur-Team einen echten Mehrwert bietet,
  • „Schön zu haben-Kriterium“, d.h. es ist nett, dass die Intranet-Lösung für Architekten und Ingenieure dieses Kriterium auch erfüllt. Es ist aber kein sehr hoher Mehrwert für Dein Architektur-Büro daraus abzuleiten.

1.1. Anregungen zur Zielfindung

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Hier findest Du ein paar Anregungen, die Dir helfen sollen die Frage nach dem „Warum“ zu beantworten.

Typische Beweggründe für die Einführung eines Intranet in einem Architektur oder Ingenieur -Büro sind:

  • Das Teilen von zentralen Informationen,
    • Unternehmensnews
    • Mitarbeiterverzeichnis / internes Telefonbuch
    • Termine, die für alle Mitarbeiter interessant sind
  • Optimierung von internen Abläufen, wie z.B.
    • Abwesenheits- und Urlaubsplanung
    • Verwaltung von Anlagegütern und weiteren Assets (Inventarisierung)
    • Verwaltung von Handylisten / Endgerätelisten
    • Verwaltung der den Mitarbeitern überlassenen Gegenständen
    • Verwaltung von Schlüssellisten usw.
  • Wissensmanagement, wie z.B.
    • eine Linksammlung von wichtigen Webseiten
    • zentralen Checklisten und Ablaufpläne als Vorlagen
    • Sammlung von vorhandenen Zertifikaten und Testaten, die z.B. für bestimmte Ausschreibungen verpflichtend sind
    • wie DIN-Normen,
    • Vorlagen für Ausschreibungen
    • Vorlagen für Präsentationen
    • Abgeschlossene Projekte als Referenzen
    • zentrale Kundenlisten
    • zentrale Lieferantenlisten usw.
  • Die Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb des Architektur und Ingenieur -Büros, insbesondere bei räumlich verteilten Teams
  • Die Einbindung von externen Partnern für Ausschreibungen und Projekte. Idealerweise gibt es die Möglichkeit je Projekt einen abgeschlossenen Datenraum mit der Zuordnung von Personen zu erstellen. So bekommt jeder nur das zu sehen, wofür er auch verantwortlich ist.

2. Welche Randbedingungen sind zu beachten?

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Jede Entscheidung ist abhängig von Randbedingungen. Dabei ist der konkrete Einfluss der einzelnen Randbedingungen sehr unterschiedlich. Mögliche Randbedingungen und Einflussfaktoren auf Deine Entscheidung für eine Inranetsoftware für Architekten können sein:

  • Wieviele Mitarbeiter sollen mit der Lösung arbeiten?
  • Werden nur eigene Mitarbeiter damit arbeiten oder werden zusätzlich externe Partner und Kunden mit der Software arbeiten?
  • Wer hat bei der Einführung einer solchen Intranetsoftware ein Mitsprache- oder auch Vetorecht? Gibt es einen Arbeitnehmervertreter, der einzubinden ist? Willst Du Dein Team an der Entscheidung beteiligen und wenn „Ja“, wie soll es gemacht werden?
  • Sind Deine Team-Mitglieder gegenüber einer solchen Software für Dein Architektur-Büro eher aufgeschlossen oder eher dagegen. Verfügen die Mitarbeiter über die notwendigen (wenn auch oft sehr geringen) IT-Skills?
  • Wo und wie soll die Software betrieben werden? Willst Du evtl. Die Software selbst betreiben? Hast Du Mitarbeiter im Team, die die nötigen IT-Kenntnisse haben?
  • Willst Du Lizenzen bezahlen oder eine monatliche Mietgebühr?
  • Welche Kosten kannst Du Dir leisten?
  • Wie hoch sind die Schulungsaufwände? Ist die Software einfach und intuitiv zu bedienen oder werden entsprechenden Schulungen benötigt?
  • Wie aufgeschlossen sind Dein Team und Deine Partner gegenüber einer Software-Lösung, die von Dir selbst betrieben oder aus der Cloud bezogen wird?
  • Welcher Anbieter von Intranetsoftware für Architekten ist der „Richtige“ für mich? Ist der Anbieter vertrauenswürdig? Wo werden z.B. die Daten gespeichert?
  • Gibt es eine Hotline in deutsch, damit keine kommunikativen Hürden entstehen?

2.1. Anregungen und Ideen für die Randbedingungen

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Hier findest Du ein paar Anregungen, die Dir helfen sollen die Frage nach dem „Warum“ zu beantworten.

Typische Beweggründe für die Einführung eines Intranet in einem Architektur-Büro sind:

  • Das Teilen von zentralen Informationen,
    • Unternehmensnews
    • Mitarbeiterverzeichnis / internes Telefonbuch
    • Termine, die für alle Mitarbeiter interessant sind
  • Optimierung von internen Abläufen, wie z.B.
    • Abwesenheits- und Urlaubsplanung
    • Verwaltung von Anlagegütern und weiteren Assets (Inventarisierung)
    • Verwaltung von Handylisten / Endgerätelisten
    • Verwaltung der den Mitarbeitern überlassenen Gegenständen
    • Verwaltung von Schlüssellisten usw.
  • Wissensmanagement, wie z.B.
    • eine Linksammlung von wichtigen Webseiten
    • zentralen Checklisten und Ablaufpläne als Vorlagen
    • Sammlung von vorhandenen Zertifikaten und Testaten, die z.B. für bestimmte Ausschreibungen verpflichtend sind
    • wie DIN-Normen,
    • Vorlagen für Ausschreibungen
    • Vorlagen für Präsentationen
    • Abgeschlossene Projekte als Referenzen
    • zentrale Kundenlisten
    • zentrale Lieferantenlisten usw.
  • Die Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb des Architektur-Büros, insbesondere bei räumlich verteilten Teams
  • Die Einbindung von externen Partnern für Ausschreibungen und Projekte. Idealerweise gibt es die Möglichkeit je Projekt einen abgeschlossenen Datenraum mit der Zuordnung von Personen zu erstellen. So bekommt jeder nur das zu sehen, wofür er auch verantwortlich ist.
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