Dokumentenmanagement

EASY-PM als Integrationsplattform für Ihre Dokumente

Dokumentenmanagement - Speichern Sie Dokumente in EASY-PM oder verlinken Sie Dokumente von anderen Anwendungen.

Die Verwaltung von Dokumenten ist ein zentraler Bestandteil im Projektmanagementgeschäft. Verwenden Sie den eigenen Speicher von EASY-PM oder verlinken Sie ihre Dokumente von den populärsten Plattformen, wie Dropbox, OneDrive, Google Docs uvm. Diese Funktion ist auch hervorragend geeignet, wenn Sie die Dokumente auf Servern in Ihrem Firmennetzwerk gespeichert haben und Sie somit nur noch die Links in EASY-PM verwalten und trotzdem alle Vorteile von EASY-PM nutzen können. Die Dokumente bleiben dann in Ihrem Netzwerk. Sicherer geht es nicht mehr.

Grundfunktionen des Dokumentenmanagements

Dokumentenmanagement - Ordnerstruktur und Multiupload
  • Integration in alle EASY-PM Module (interne Verknüpfungen)
  • Integration von externen Dokumentenprovidern (z.B. Google Docs, Dropbox, OneDrive, Box)
  • Integration von Social Networks (Twitter, Facebook, Google+)
  • Integration von Firmen-Intranets
  • Versionierung (bei Bedarf auch pro Dokument abschaltbar)
  • Benachrichtigungen bei Änderungen
  • Hochlanden mehrerer Dokumente
  • Standardisierung mittels Vorlagen
  • Strukturierung in Ordnern in beliebiger Tiefe
  • Anlegen, Ändern, Ausschneiden, Kopieren und Löschen
  • Sperrmechanismus (exklusives Bearbeiten)
  • Dokumente einfrieren (Dokument finalisieren)
  • Anzeige des Speicherverbrauchs
  • Effektive Zusammenarbeit
  • Weniger Reibungsverluste
  • Lieferanten, Kunden und Partner einbinden

Excellence in EASY
collaboration & project management



Weitere Features des Dokumentenmanagements

Dokumenten-Management mit EASY-PM, der Lösung für Zusammenarbeit und Projekt-Management-Lösung aus der Cloud.

Ihre Dokumente werden projektspezifisch in einer frei definierbaren Ordnerstruktur übersichtlich abgelegt. Das Bedienkonzept des Dokumentenmanagements ähnelt sehr dem des Microsoft Windows Explorer, wodurch keine Einarbeitung notwendig ist. Sie können sofort produktiv loslegen.

Ordner lassen sich beliebig erstellen, hierarchisch anordnen und verwalten. Die Dokumente, die Sie im Ordner ablegen, werden automatisch von EASY-PM versioniert. Dadurch geht Ihnen keine Information mehr verloren und Sie können problemlos einen älteren Stand wieder zurückholen.

Übrigens sind gewohnte Funktionen, wie "Kopieren", "Ausschneiden" und "Einfügen" von Ordnern und Dokumenten natürlich auch mit EASY-PM möglich.

Wenn Sie ein Dokument exklusiv bearbeiten wollen, können Sie es herunterladen und sperren. Durch die Sperre kann solange kein anderer Projektmitarbeiter eine neue Version erstellen, bis Sie das Dokument wieder eingecheckt (freigegeben) haben. Diese nützliche Funktion verhindert, dass zwei Personen gleichzeitig ein Dokument bearbeiten und dieses im Anschluss wieder aufwendig vereinigt werden muss.

In EASY-PM haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Dokumente mit Aufgaben, Phasen, Meilensteinen, Kontakten, Terminen, Anforderungen und Tests zu verknüpfen. Dadurch können Sie z. B. Aufgaben weiter detaillieren oder Anforderungen genauer beschreiben. Die verknüpften Dokumente werden in der projektspezifischen Ordnerstruktur abgelegt, d.h. die Dokumente sind auch über das Dokumentenmanagement zugänglich und können von dort bearbeitet werden. Über das Kontextmenü können Sie sich alle Verweise auf das Dokument anzeigen lassen.

Wenn Sie aktiv an der Erstellung eines Dokumentes beteiligt sind, können Sie eine Benachrichtigung auf neu erstellte Versionen abonnieren. So verpassen Sie nie wieder eine Aktualisierung des Dokumentes.
Ist ein Dokument in seiner endgültigen Version vorhanden, so kann es „eingefroren“ werden. Bei einem eingefrorenen Dokument können keine Änderungen mehr vorgenommen werden.
Zu jeder neuen Version eines Dokumentes kann ein Kommentar hinterlegt werden, welcher die Änderungen der neuen Version beschreibt (Releasenotes). Sie können die Kommentare aber auch zur Diskussion über das Dokument nutzen und so z. B. Ideen oder letzte Änderungen festhalten.
Filtern und Sortieren Sie Dokumente und Versionen mit unserer funktionalen Listenansicht. Durch frei definierbare Filter lassen sich Dokumente anhand des Namens genauso einfach finden, wie durch ihren Dateityp oder ihre Größe.
Für ständig wiederkehrende Dokumente (Meetingprotokoll, fachliche Spezifikation, etc.) können Vorlagen angelegt werden, welche bei der Erstellung von Dokumenten verwendet werden können.



Sicher Online Dokumente managen mit EASY-PM