Sicher kennen Sie das: Eine Spezifikation soll vor Abgabe noch einmal geprüft oder
angepasst werden. Die Suche nach dem richtigen Dokument in der richtigen Version
startet auf dem Projektlaufwerk, geht weiter über Ihre Festplatte und endet erst in Ihrem E-Mail Eingang.
Um solche Probleme zu lösen, haben wir vom EASY-PM Team sehr viel Wert auf ein
leistungsfähiges, zentrales Dokumentenmanagement gelegt.
Ihre Dokumente werden projektspezifisch in einer frei definierbaren
Ordnerstruktur übersichtlich abgelegt.
Das Bedienkonzept des Dokumentenmanagements ähnelt sehr dem des Microsoft Windows
Explorer, wodurch keine Einarbeitung notwendig ist. Sie können sofort produktiv
loslegen.
Ordner lassen sich beliebig erstellen, hierarchisch anordnen und verwalten.
Die Dokumente, die Sie im Ordner ablegen, werden automatisch von
EASY-PM versioniert. Dadurch geht Ihnen keine Information mehr
verloren und Sie können problemlos einen älteren Stand wieder zurückholen.
Gewohnte Funktionen, wie "Kopieren", "Ausschneiden"
und "Einfügen" von Ordnern und Dokumenten sind natürlich auch mit EASY-PM möglich.
Wenn Sie ein Dokument exklusiv bearbeiten wollen, können Sie es
herunterladen und sperren. Durch die Sperre kann solange kein anderer Projektmitarbeiter
eine neue Version erstellen, bis Sie das Dokument wieder eingecheckt (freigegeben)
haben. Diese nützliche Funktion verhindert, dass zwei Personen gleichzeitig ein
Dokument bearbeiten und dieses im Anschluss wieder aufwendig vereinigt werden muss.
Wenn Sie aktiv an der Erstellung eines Dokumentes beteiligt sind, können Sie eine
Benachrichtigung auf neu erstellte Versionen abonnieren. So verpassen Sie nie wieder
eine Aktualisierung des Dokumentes.
Ist ein Dokument in seiner endgültigen Version vorhanden, so kann es „eingefroren“
werden. Bei einem eingefrorenen Dokument können keine Änderungen mehr vorgenommen
werden.
Zu jeder neuen Version eines Dokumentes kann ein Kommentar hinterlegt werden, welcher
die Änderungen der neuen Version beschreibt (Releasenotes). Sie können die Kommentare aber
auch zur Diskussion über das Dokument nutzen und so z. B. Ideen oder letzte Änderungen festhalten.
Filtern und Sortieren Sie Dokumente und Versionen mit unserer funktionalen Listenansicht.
Durch frei definierbare Filter lassen sich Dokumente anhand des Namens genauso einfach finden,
wie durch ihren Dateityp oder ihre Größe.
Für ständig wiederkehrende Dokumente (Meetingprotokoll, fachliche Spezifikation, etc.) können Vorlagen angelegt
werden, welche bei der Erstellung von Dokumenten verwendet werden können.
In EASY-PM haben Sie die Möglichkeit, beliebig viele Dokumente mit Aufgaben,
Phasen, Meilensteinen, Anforderungen und Tests zu verknüpfen. Dadurch
können Sie z. B. Aufgaben weiter detaillieren oder Anforderungen genauer beschreiben.
Die verknüpften Dokumente werden in der projektspezifischen Ordnerstruktur
abgelegt, d.h. die Dokumente sind auch über das Dokumentenmanagement zugänglich
und können von dort bearbeitet werden. Über das Kontextmenü können Sie sich alle
Verweise auf das Dokument anzeigen lassen.